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Contexto del puesto
En el marco de la expansión de sus actividades y con el fin de reforzar el apoyo prestado a los equipos operativos, la entidad FM & Multitécnica busca un/a asistente de operaciones en prácticas.
El/la estudiante en prácticas prestará apoyo directo a los responsables técnicos regionales, y su misión principal consistirá en ayudarles en la gestión administrativa de sus actividades. En este sentido, contribuirá al seguimiento de los expedientes, a la coordinación administrativa de las intervenciones, a la gestión documental y a la tramitación de las distintas solicitudes relacionadas con el funcionamiento de la empresa.
El/la estudiante en prácticas, que será un verdadero apoyo para los equipos sobre el terreno, también contribuirá a la fluidez de la información entre los distintos interlocutores internos y al cumplimiento de los procedimientos administrativos de la empresa.
Puesto vacante para incorporarse lo antes posible.
Con sede en Chassieu (69).
Tareas principales
Prestar apoyo administrativo diario a los responsables técnicos regionales.
Participar en la planificación y el seguimiento de las intervenciones de los equipos técnicos.
Realizar el seguimiento administrativo de los contratos, los servicios y los expedientes de los clientes.
Preparar, controlar y actualizar los documentos operativos (informes de intervención, actas, cuadros de mando, etc.).
Realizar el seguimiento de las solicitudes de los clientes y velar por la correcta transmisión de la información a los interlocutores correspondientes.
Garantizar la gestión documental y el archivo de los expedientes en las herramientas de la empresa.
Participar en la creación y actualización de los indicadores de seguimiento de la actividad.
Contribuir al seguimiento de los pedidos, los presupuestos y la facturación en colaboración con los servicios correspondientes.
Apoyar a los responsables técnicos regionales en el seguimiento de las obligaciones contractuales y normativas.
Participar en la mejora continua de los procesos administrativos y las herramientas de gestión.
Servir de enlace entre los equipos operativos, los clientes y las funciones de apoyo (RR. HH., compras, contabilidad, etc.).
Contribuir a la preparación de las reuniones operativas y al seguimiento de las acciones asociadas.
Cualidades necesarias para tener éxito en este puesto
Estás cursando estudios de grado superior (de dos a tres años) en las áreas de gestión administrativa, asistencia en gestión, gestión de organizaciones o equivalente.
Demuestras una excelente capacidad de organización y sabes gestionar varias tareas a la vez.
Eres riguroso/a, metódico/a y prestas atención a la calidad de la información que se procesa.
Tienes buenas habilidades de redacción y facilidad para relacionarte, lo que te permite interactuar con interlocutores de todo tipo.
Eres una persona proactiva, autónoma y te gusta trabajar en equipo.
Dominas las herramientas ofimáticas, en particular el paquete Office (Excel, Word, PowerPoint).
Se valorará positivamente una primera experiencia en el ámbito administrativo o de coordinación, adquirida durante unas prácticas o un programa de formación dual.
El interés por los entornos técnicos y los puestos de trabajo relacionados con la explotación constituye una verdadera ventaja.
