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Estamos recrutando para a filial de Agen:
Assistente administrativo
Reportando-se ao gerente da filial, suas principais tarefas serão :
Secretaria:
- Receber e informar contatos internos e externos
- Receber chamadas telefônicas: encaminhar a chamada para a pessoa certa, receber mensagens e distribuí-las em tempo hábil, fornecendo um primeiro nível de informações
- Tratar de correspondência recebida e enviada
- Organizar e coordenar agendas, organizar reuniões e compromissos e preparar os documentos necessários para que eles ocorram sem problemas
- Elaborar atas e arquivos a partir de anotações feitas em reuniões
- Lidar confidencialmente com informações "sensíveis" com vários contatos
- Identificar os contatos relevantes de acordo com os arquivos
- Formatar documentos - Editar e fotocopiar documentos
- Antecipar e organizar viagens: Reserva de hotéis e transporte, elaboração de ordens de viagem, compromissos, roteiro
- Execução de quaisquer tarefas ou atribuições solicitadas por um gerente.
Gerenciamento administrativo e de vendas:
- Configuração de um sistema de arquivamento acessível
- Arquivamento e arquivamento de documentos impressos e eletrônicos de acordo com os padrões atuais
- Configuração e atualização do banco de dados de clientes/prospectos
- Configuração e monitoramento do referenciamento de todos os contratos de clientes
- Pesquisa de informações e documentos para montar arquivos adaptados a um alvo específico
- Processamento de cotações e convites para licitação
- Centralização do gerenciamento de estoques e pedidos
Monitoramento de orçamento e faturamento:
- Realizar operações contábeis (provisões, despesas, conciliações bancárias, etc.) - Fazer pedidos, codificar e inserir faturas de fornecedores e encaminhá-las aos departamentos relevantes - Validar com a equipe de operações e inserir dados de faturamento do local - Garantir o acompanhamento administrativo de contratos e pagamentos de clientes (lembretes, revisões de preços, etc.) - Criar e inserir o refaturamento interno - Verificar ordens de serviço e faturas
Com um bom conhecimento de ferramentas de TI, você é reconhecido por seu rigor, sua capacidade de trabalhar em equipe e sua autonomia. Você se sente à vontade para trabalhar com números e tem sólidas habilidades interpessoais.
Você tem uma qualificação do tipo BTS em administração e tem 3 anos de experiência bem-sucedida em um cargo semelhante.
Você é conhecido por seu comprometimento e dedicação. Você é um bom ouvinte e paciente. Seu rigor e sua capacidade de gerenciar prioridades significam que você consegue cumprir prazos.
Você é capaz de exercer discrição e confidencialidade.
Você tem boas habilidades interpessoais, é capaz de se organizar e trabalhar de forma independente e em equipe.
Então este é o trabalho para você!
"A Onet está comprometida com a diversidade e a deficiência há muitos anos. A Onet recruta e reconhece todos os talentos".
Fazer parte da Onet também significa aderir aos valores de escuta, respeito e ousadia, que são a base do nosso grupo e orientam nossas ações diariamente.
