Oferta de empleo: ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A (000110) H/M, contrato indefinido, Ródano (69)

SECRETARÍA:

Recibir y atender a los interlocutores internos o externos
Atender las llamadas telefónicas: derivar la llamada al interlocutor adecuado, tomar nota de los mensajes y transmitirlos en el momento oportuno, proporcionar información básica
Gestionar el correo (entrante y saliente)
Organizar y coordinar agendas, organizar reuniones y citas, y preparar los documentos necesarios para su buen desarrollo
Redactar actas y expedientes a partir de las notas tomadas en las reuniones
Tratar con confidencialidad la información sensible con múltiples interlocutores
Identificar a los interlocutores pertinentes en función de los expedientes
Dar formato a los documentos: editar y fotocopiar documentos
Anticipar y organizar los desplazamientos: reserva de hotel y transporte,
Planificar y organizar los desplazamientos: reserva de hotel y transporte, elaboración de órdenes de misión, autorización y hoja de ruta
Realizar todas las tareas o misiones a petición de un responsable

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL:

Implantar un sistema de clasificación y archivo accesible
Clasificar y archivar los documentos en papel y electrónicos según la normativa vigente
Implantar y garantizar la actualización de la base de datos de clientes/clientes potenciales
Establecer y supervisar el registro de todos los contratos con los clientes
Buscar información y documentos para crear expedientes adaptados a un público objetivo definido
Gestionar los presupuestos y las licitaciones
Centralizar la gestión de las existencias y los pedidos.

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS:

Colaborar en la gestión y el seguimiento administrativo del personal
Tramitar los trámites de contratación: declaraciones, contratos
Realizar el seguimiento de los accidentes laborales, bajas y visitas médicas
Garantizar la elaboración de los informes reglamentarios
Realizar el seguimiento de los procedimientos disciplinarios y las rescisiones de contratos de trabajo
Gestionar administrativamente las reuniones de los órganos de representación del personal (IRP) y realizar el seguimiento de las horas de delegación
Participar en la elaboración de las nóminas del personal de la agencia
Garantizar la gestión y el seguimiento de las acciones de formación

SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO Y FACTURACIÓN:

Introducir, revisar y aprobar las notas de gastos
Realizar las operaciones contables: provisiones, gastos y conciliaciones bancarias
Realizar pedidos e introducir las facturas de proveedores
Validar e introducir los datos de facturación de las obras
Llevar a cabo el seguimiento administrativo de los contratos y los pagos de los clientes

Su patrimonio

CONOCIMIENTOS
: Conocimiento de la empresa y de sus ofertas
: Conocimiento de los procedimientos internos
: Buena cultura general y económica
: Inglés

COMPETENCIAS PROFESIONALES
Dominio de las herramientas ofimáticas de contabilidad
Dominio de las herramientas informáticas y de Internet
Dominio de las técnicas de redacción

HABILIDADES COMPORTAMENTALES
Capacidad de reacción
Capacidad de organización y previsión
Rigor y método
Diplomacia
Autonomía
Habilidades interpersonales
Espíritu de equipo
Fiabilidad
Orientación al cliente interno y externo

Nuestra actividad

Onet, grupo familiar francés fundado en 1860, es una empresa internacional de ingeniería y servicios. Sus más de 70 000 empleados trabajan cada día para contribuir a crear entornos cada vez más saludables, seguros y fiables.

Más información sobre Onet

Como número 1 en Francia en Limpieza y Servicios, trabajamos a diario para mantener la higiene y la limpieza de los lugares de trabajo, los transportes, la sanidad, la educación y las instalaciones de ocio. Nuestras herramientas y métodos de vanguardia apoyan a diario a nuestros equipos, lo que nos convierte en un actor de referencia en el mercado de la limpieza. Con 62.000 empleados y 180 centros en todo el mundo, Onet Propreté et Services forma parte del Grupo Onet.

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